El método de costeo decide cómo se reparten las mismas compras entre COGS e inventario, así que mueve el margen bruto, el valor del inventario y los impuestos. Ejemplo con cifras, costo puesto en almacén, rebajas, devoluciones y lista de verificación.
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Anichur Rahaman
La última tarde del mes, el sistema de inventario de una pequeña tienda de importación muestra un margen bruto de 57.3% y 2,000 dólares de inventario restante. La dueña compró un producto en tres lotes de 100 unidades, a 10, 12 y 14 dólares, y vendió 150 a 25 dólares cada una.
Un amigo tiene una tienda con los mismos lotes y las mismas ventas. Su reporte dice 52.0% y 1,800 dólares. Ninguno se equivocó y no se perdió ni una unidad.
La diferencia viene del método de costeo de inventario: la regla que decide qué precio de compra se le asigna a una unidad cuando se vende. Cambia el costo de ventas (COGS), el margen bruto, el valor del inventario en el balance y, en muchos países, el impuesto que pagas. Este artículo explica los métodos principales, comprueba ese ejemplo a mano, repasa el costo puesto en almacén (landed cost), las rebajas de valor y las devoluciones, y cierra con una lista de verificación para elegir y cambiar de método sin riesgos.
Cada compra es una capa de costo: una cantidad de unidades adquiridas a un costo unitario concreto. El inventario que tienes es el conjunto de capas que todavía no se han vendido. Al vender, el sistema debe decidir de qué capa salieron las unidades, porque cada capa tiene un precio distinto.
El costo total de lo que compraste no cambia. Lo que cambia es el reparto: cuánto se registra ahora como COGS y cuánto se queda en el balance como inventario para después. Cuando los precios suben, el método que consume primero las capas más antiguas y baratas muestra hoy una utilidad mayor. El que consume primero las más nuevas y caras muestra una menor.
Por eso la elección no es cosmética. Alimenta tres cifras que todo dueño vigila de cerca: el margen bruto, el valor del inventario (que leen bancos e inversionistas) y la utilidad gravable.
FIFO supone que las unidades más antiguas se venden primero. Así funciona físicamente la mayoría de las tiendas, sobre todo con alimentos, cosméticos o cualquier producto con fecha de caducidad. El COGS usa los precios más viejos y lo que queda en el anaquel se valúa a los precios más recientes. En épocas de costos al alza, FIFO da la mayor utilidad y el mayor valor de inventario entre los métodos habituales.
El promedio ponderado mezcla todas las capas en un solo precio: costo total del inventario entre el total de unidades. El promedio periódico se recalcula una vez al cierre del periodo. El promedio móvil se recalcula después de cada compra, así que cada venta usa el promedio vigente en ese momento. Es simple, estable y funciona bien con productos que se mezclan, como granel, tornillos, tela por metro o líquidos.
Aquí cada unidad conserva su propio costo, rastreado por número de serie o lote. Es el método correcto para artículos únicos o de alto valor: autos, joyas, muebles a la medida, o bienes producidos para un cliente o proyecto concreto. Es exacto, pero poco práctico con miles de unidades idénticas.
Los fabricantes y los grandes distribuidores suelen fijar un costo estándar por unidad, una cifra planeada que se revisa cada trimestre o cada año, y registran la diferencia entre el estándar y el costo real como variación. Facilita el presupuesto y la fijación de precios. Para los reportes solo es aceptable si el estándar se mantiene cerca de los costos reales, por lo que hay que revisar las variaciones y actualizar el estándar con regularidad.
Las reglas difieren en un punto importante. Bajo IFRS, la norma de inventarios (NIC 2, o IAS 2) permite FIFO y promedio ponderado para bienes intercambiables, identificación específica para los que no lo son, y costo estándar como atajo práctico cuando se aproxima al costo real. No permite LIFO (últimas entradas, primeras salidas). El razonamiento del IASB es que LIFO rara vez refleja el flujo físico de la mercancía y puede dejar el inventario del balance a precios muy antiguos.
Bajo US GAAP, LIFO sí está permitido. En Estados Unidos además existe una regla fiscal, el requisito de conformidad de LIFO de la sección 472 del Internal Revenue Code: la empresa que usa LIFO en su declaración de impuestos debe usarlo también en sus estados financieros. Por eso LIFO es común en algunas grandes empresas estadounidenses en épocas de inflación, ya que reduce la utilidad gravable, y casi no existe en el resto del mundo.
El consejo práctico para un negocio en crecimiento fuera de Estados Unidos es corto: elige entre FIFO y promedio ponderado. En algunos países la autoridad fiscal impone o restringe métodos, así que las reglas de tu país y tu contador pesan más que cualquier guía general, incluida esta.
Este es un ejemplo ilustrativo con cifras sencillas. Una tienda compra el mismo producto en tres lotes de 100 unidades cada uno, con precios al alza. Después vende 150 unidades a 25 dólares cada una, es decir, ingresos por 3,750 dólares.
Después de la venta, cada método reporta esto:
| Método | COGS | Inventario final | Utilidad bruta | Margen bruto |
|---|---|---|---|---|
| FIFO | $1,600 | $2,000 | $2,150 | 57.3% |
| Promedio ponderado (periódico) | $1,800 | $1,800 | $1,950 | 52.0% |
| Promedio móvil (venta antes de que llegue el lote 3) | $1,650 | $1,950 | $2,100 | 56.0% |
| LIFO (solo US GAAP) | $2,000 | $1,600 | $1,750 | 46.7% |
Revisa las cuentas. FIFO vende 100 unidades a 10 y 50 a 12, así que el COGS es 1,000 + 600 = 1,600 dólares. Las 150 unidades restantes son 50 a 12 y 100 a 14: 600 + 1,400 = 2,000 dólares. Juntos suman 3,600.
El promedio ponderado periódico usa 3,600 ÷ 300 = 12.00 dólares para todo: COGS de 150 × 12 = 1,800 dólares e inventario de 150 × 12 = 1,800 dólares. El promedio móvil depende del momento. Si la venta ocurre después de que llega el lote 2 y antes del lote 3, el promedio es 2,200 ÷ 200 = 11.00 dólares y el COGS es 150 × 11 = 1,650 dólares. Luego quedan 50 unidades a 11 (550 dólares), llega el lote 3 (1,400 dólares) y el inventario queda en 1,950 dólares. LIFO vende 100 unidades a 14 y 50 a 12, así que el COGS es 1,400 + 600 = 2,000 dólares y el inventario, 1,600 dólares.
La misma venta muestra márgenes de 46.7% a 57.3%, una brecha de más de diez puntos, sin que haya cambiado nada de lo comprado ni de lo vendido. Con una tasa de impuesto ilustrativa de 25%, la diferencia de 400 dólares entre la utilidad de FIFO y la de LIFO equivale a 100 dólares de impuesto, que con un método se paga antes que con el otro. Con el tiempo, en un negocio estable, los totales se igualan. En un negocio en crecimiento con precios al alza, la brecha reaparece una y otra vez.
El costo unitario de tus capas debe ser el costo puesto en almacén (landed cost): todo lo que costó dejar la mercancía en tu anaquel en condiciones de venta. Incluye el precio del proveedor, el flete de entrada, los aranceles de importación que no se recuperan, el seguro y el manejo al recibir. La NIC 2 establece que el costo del inventario comprende los costos de compra y otros costos necesarios para llevarlo a su ubicación y condición actuales. Los descuentos comerciales lo reducen.
Omitir estos conceptos es el error de costeo más común en los negocios pequeños. Hace que la mercancía parezca más barata de lo que es y que los márgenes parezcan mejores de lo que son. El error aparece después, como una brecha entre la utilidad en papel y el efectivo en el banco.
En nuestro ejemplo, los 12.00 dólares del lote 2 son una cifra de este tipo: 10.00 dólares + 0.80 de flete + 0.50 de arancel + 0.20 de seguro + 0.50 de recepción. Con un precio de venta de 25 dólares, contar solo los 10.00 de la factura sugiere un margen de 60.0%. El margen real es de 52.0%. Las decisiones de precio basadas en la primera cifra pierden dinero en cada venta.
Normalmente un embarque llega con una sola factura de flete que cubre muchos productos. Repártela entre los artículos del embarque por cantidad, peso, volumen o valor, según convenga a la mercancía, y aplica siempre la misma regla. Los costos que llegan después de recibir la mercancía, como una factura aduanal tardía, deben sumarse igualmente al lote, o al menos reflejarse en el inventario que aún queda de ese lote.
El inventario no debe permanecer en el balance por más de lo que puedes recuperar. Bajo IFRS, el inventario se mide al menor entre el costo y el valor neto de realización (NRV), que es el precio de venta esperado menos los costos necesarios para venderlo. US GAAP aplica la misma idea para FIFO y costo promedio. Si el precio del lote 3 de nuestro ejemplo cae y su NRV pasa a 11.00 dólares, las 100 unidades se rebajan 100 × (14 − 11) = 300 dólares, y el inventario final bajo FIFO pasa de 2,000 a 1,700 dólares.
La mercancía dañada, caducada y obsoleta sigue la misma lógica, y conviene revisarla con un calendario, no una vez al año a las carreras. Hay una diferencia que vale la pena conocer: IFRS exige revertir la rebaja si el NRV se recupera después, hasta el costo original, mientras que US GAAP por lo general no permite reversiones.
Una devolución de cliente debe regresar al inventario al costo con el que salió, no al promedio de hoy ni al último costo de compra. De lo contrario, una devolución cambia en silencio el historial de tus márgenes. Las devoluciones que ya no se pueden revender se dan de baja directamente a ese costo. Las devoluciones al proveedor funcionan al revés: reducen el costo del lote del que provinieron.
Muchos negocios pequeños todavía cuentan el inventario al cierre del mes y calculan el COGS con una fórmula: inventario inicial más compras menos inventario final. Funciona, pero es una estimación de todo lo que pasó en medio. Las mermas, los robos, los errores y las devoluciones terminan dentro de la cifra de "COGS", y nadie sabe qué ventas dejaron utilidad.
La alternativa es el método de inventarios perpetuos. Cada venta registra su propio asiento de COGS en el momento en que ocurre: cargo a costo de ventas, abono a inventario, con el costo unitario del método de costeo. Cada recepción registra el asiento contrario, con el costo puesto en almacén incluido. Así, el margen por pedido, por producto y por canal está disponible todos los días, y el valor del inventario en los libros puede conciliarse con un conteo físico.
Un sistema integrado ayuda aquí, porque la venta, el movimiento de inventario y el asiento contable nacen del mismo evento. Una plataforma como StoreConsole, por ejemplo, lleva el costo en cada movimiento de inventario y registra el asiento de COGS en el libro mayor contable al momento de la venta. El recorrido breve de abajo muestra la parte contable.
Para la mayoría de los comercios minoristas y distribuidores, la decisión es entre FIFO y promedio ponderado. FIFO conviene a los productos perecederos y cuenta una historia clara. El promedio ponderado conviene a la mercancía mezclada o a granel y suaviza los vaivenes de precio. Usa esta lista de verificación:
La consistencia importa más que el método. Cambiar de método para maquillar un mal trimestre es el único uso del costeo que auditores, bancos e inspectores de impuestos notan por igual.
Volvamos a las dos tiendas. Cuando cada dueño documenta su método, usa la misma regla de costo puesto en almacén y registra el COGS en cada venta, sus reportes se concilian línea por línea. 1,600 contra 1,800 dólares de COGS es una diferencia de 200 dólares con nombre, no un misterio. Cada quien puede explicar por qué su margen es el que es, y a ninguno lo sorprende una pregunta del banco, del contador o de la autoridad fiscal.
Anichur Rahaman es arquitecto de software y creador de StoreConsole. Diseña sistemas de comercio y ERP para negocios en crecimiento, con enfoque en arquitectura orientada a eventos, integridad de datos y operación en servidores propios.
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