ছোট উৎপাদকের Manufacturing ERP: Batch Plan ও Actual কাজের হিসাব

Workshop-এর sheet বলছে shea butter 14 kg, মালিক পেলেন 10 । আগের batch-এ 4 kg খরচ হয়েছে, issue লেখা হয়নি। শুক্রবারের জন্য 100 jar promise করেছেন; supplier-ও জানতে চেয়েছেন একটি নির্দিষ্ট lot কোন product-এ গেছে। গল্পটি কাল্পনিক, কিন্তু প্রশ্ন বাস্তব: কী বানানো সম্ভব, কী ব্যবহার হয়েছে, কোথায় গেছে?

ছোট manufacturer-এর শুধু recipe file যথেষ্ট নয়। Plan, physical movement, quality decision ও cost মিলতে হবে। Software record যুক্ত করতে পারে; মানুষকে সঠিক তথ্য লিখে পার্থক্য তদন্ত করতে হয়। Work order থাকলেই missing movement নিজে থেকে সত্যি হয়ে যায় না।

নিচের batch planning ও accounting বোঝানোর উদাহরণ, price বানানো। এটি validated cosmetic formulation বা safety specification নয়। Approved material থেকে released finished goods পর্যন্ত evidence-এর chain পরিষ্কার করাই লক্ষ্য।

BOM-এর Version ও Basis ঠিক করুন

নির্দিষ্ট output-এর component, quantity ও unit বলে bill of materials। Balm base-কে jar, label ও carton থেকে আলাদা রাখুন। Base-এর নিজের BOM থাকতে পারে; আগে তৈরি stock বা আলাদা production হতে পারে। Ready base consume করলে তার raw ingredient আবার consume করবেন না।

Approved version, effective date, output basis, conversion ও loss convention লিখুন। Released work order-এ ওই version বা immutable snapshot রাখুন। পরের edit controlled change দিয়ে আসবে; history বদলাবে না। Substitution ও rework-এর approval ও record আলাদা লাগে।

BOM-version control-এর একটি implementation example আছে Microsoft BOM documentation-এ। নিজের system-এ actual approval ও consumption আচরণ যাচাই করুন।

Good Output থেকে উল্টো হিসাব

ধরুন target 100 good jar, প্রতিটিতে 190 g: net base 19 kg। Normal yield 95% মানে input-এর 5% loss। Input = 19/0.95 = 20 kg , process loss 1 kg। শুধু 19-এর ওপর 5% যোগ করলে 19.95;95% yield-এ output 18.9525 kg। Convention-এর denominator লিখুন; দুটিকে এক ভাববেন না।

শুধু হিসাবের জন্য 20 kg input 55%/35%/10%: shea 11 kg, rate 8/kg; oil 7 kg, 5/kg; wax 2 kg, 14/kg। Base material cost 88+35+28 = 151 । Packaging plan 103 jar/lid, 106 label, 9 carton; carton-প্রতি সর্বোচ্চ 12 jar। Spare packaging allowance, সব ব্যবহার হওয়ার প্রমাণ নয়।

Component	Planned Quantity	Actual Net Consumption	Actual Cost
Shea Butter	11 kg	11 kg	88.00
Coconut Oil	7 kg	7 kg	35.00
Beeswax	2 kg	2 kg	28.00
Jar ও Lid	103 unit	102 unit	61.20
Label	106 unit	104 unit	8.32
Carton	9 unit	9 unit	8.10

Planned material cost 229.38, recorded net consumption 228.62 । Base subtotal 151-এর সঙ্গে তিন raw material-এর cost আবার যোগ করবেন না। Multi-level BOM-এ সঠিক stocked/produced stage ও actual movement মেলান।

Issue আর Final Consumption আলাদা

Work order-এ actual ঘটনা লিখুন: 103 empty jar/lid issue, 100 good jar fill, fill-এর আগে 2 damaged empty jar/lid kit scrap (এই হিসাবে kit-এর দুই অংশই বাদ),1 unused jar/lid ফেরত। 106 label issue, 100 applied, 4 spoil, 2 unused ফেরত। 9 carton-ই used। 19 kg good output-এর ওপর অতিরিক্ত filled rejected jar চুপচাপ ধরা নেই।

নিচে packaging issue-এর হিসাব মেলে। Store-এ unused ফেরত গেলে order-এর net material consumption কমে। Production location-এ transfer ও consumption posting-এ একই material যেন দুবার কমে না যায়। Backflush estimate হলে actual deviation দ্রুত লিখে মেলান।

Packaging	Issued	Good Output-এ	Scrap	Unused Returned
Jar/Lid Unit	103	100	2	1
Label	106	100	4	2

103 planned jar থেকে net 102-এ 0.60 সাশ্রয়;106 planned label থেকে 104-এ 0.16 । মোট favourable material difference 0.76 । Scrap allowance-এর মধ্যে ছিল বলেই সব variance zero হয় না। Quantity, price, output, time ও valuation policy দেখতে হবে।

Recorded Outcome দিয়ে Cost করুন

একই material price, recorded labour 6 hour ×14 এবং eligible production overhead hour-প্রতি 6 ধরুন। Overhead rate শিক্ষামূলক: মাসের eligible fixed production cost 1,200 ÷ normal-capacity 200 hour। Six labour hour মানেই ছয় ঘণ্টার calendar lead time নয়; cooling, setup, queue ও quality release-এ সময় লাগে।

Cost Element	Planned Batch	Recorded Batch
Material	229.38	228.62
Direct Labour	84.00	84.00
Production Overhead	36.00	36.00
Total Batch Cost	349.38	348.62
100 Good Unit-এর Cost: প্রতি Unit	3.4938	3.4862

Recorded 348.62 ÷100 good unit = 3.4862 প্রতি jar । Two-decimal display 3.49, কিন্তু 3.49×100 = 349,348.62 নয়। Unit-cost precision রেখে batch total মেলান;0.38 rounding difference চুপচাপ ঢোকাবেন না। Selling price ও gross margin আলাদা decision।

সব workshop expense inventory cost নয়। IAS 2 প্রযোজ্য হলে fixed production overhead-এ normal capacity লাগে; abnormal waste ও unrelated administration বাদ। দেখুন adopted IAS 2 text, paragraph 12–16। Finance owner-এর সঙ্গে classification ও variance treatment ঠিক করুন।

এটি সহজ actual-cost example। Standard-cost বা weighted-average system-এর posting/reconciliation আলাদা হতে পারে। WIP, material return, labour ও overhead একবার লিখুন; বাকি quantity/value ব্যাখ্যা করে তবেই order close করুন।

Material ও Capacity প্রস্তুত হলে Work Release

Approved free shea 10 kg হলে 11 kg requirement-এ shortage 1 kg। Physical stock মানেই released/unreserved material নয়। Incoming lot-এ receipt ও quality release লাগতে পারে। Shortage suggestion approved purchase নয়; supplier pack shortage-এর চেয়ে বড় হতে পারে।

Friday promise-এর আগে required date, supplier lead time, equipment, operator ও capacity দেখুন। Make-to-stock stock plan থেকে, make-to-order customer commitment থেকে trigger হয়। অনেক ব্যবসায় mix থাকে; কোনো trigger-ই material, capacity বা quality check বাদ দেয় না।

Work order/input lot ধরে issue, তারপর actual output, loss reason ও unused return লিখুন। Finished lot সঠিক quality status-এ হবে। Completion button-এ unapproved goods saleable হবে না। Recipe approval, substitution, stock adjustment ও release role অনুযায়ী নিয়ন্ত্রিত থাকবে; reversal-এর evidence রাখুন।

দুই দিকেই Lot Trace করুন

Backward trace: finished lot-এ কোন input lot, version ও operation? Forward trace: supplier lot থেকে কোন finished lot, location ও shipment? Split, merged lot, rework, external processing ও return ঘটলে তার link রাখুন। Actual shipped lot ছাড়া শুধু order reference অসম্পূর্ণ।

Supplier lot flag করলে affected stock চিহ্নিত করে প্রয়োজনমতো release block করুন, authorised লোক নিয়ে quality/recall procedure চালান। Search result-ই complete recall নয়। Quantity, missing link, shipment ও দরকারি communication যাচাই করুন। Sample lot দিয়ে speed ও completeness drill করুন; “দুই query” বা instant compliance promise নয়।

Product ও market-এর নিয়ম আলাদা। যেমন FDA food-traceability page-এ নির্দিষ্ট food, entity, exemption ও পরিবর্তনশীল date আছে। গল্পের cosmetics-এ food rule অটো প্রযোজ্য নয়; ERP record একাই compliance নয়।

এক Product Family দিয়ে Gap ধরুন

এক product family নিয়ে opening stock lot/status-সহ count ও conversion validate করুন। Actual consumption মেপে yield/loss-এর যুক্তিসংগত basis করুন। নির্দিষ্ট সংখ্যক পুরোনো batch সব process-এর জন্য যথেষ্ট নয়। BOM owner ও change control রাখুন।

Shortage, unused return, rejected packaging, quality hold ও permitted correction-সহ একটি complete work order চালান। Quantity/cost মেলান; finished shipment backward, supplier lot forward trace করুন। StoreConsole manufacturing module-এ enabled workflow যাচাই করুন। Demo মানেই সব integration বা quality rule configured নয়।

• Process Yield: 19 kg good base/20 kg input = 95%, mass basis লিখে। 100 good jar/100 planned = 100% plan attainment; আলাদা metric।
• Scrap ও Usage: cause ও denominator বলুন। Empty packaging broken, process loss ও filled rejected goods আলাদা। BOM allowance থেকে actual অনুমান নয়।
• Cost Variance: material quantity/price, labour/time ও overhead difference ব্যাখ্যা করুন। 0.76 material saving সামগ্রিক efficiency প্রমাণ করে না।
• Timing ও Traceability: open overdue work order, quality delay ও drill completeness ধরুন। ভালো average-এর আড়ালে untraceable lot থাকতে পারে।

Workshop-এ ফিরে যাই

মালিক কাজ শুরুর আগে প্রশ্ন করতে পারেন: এই version/output-এর জন্য যথেষ্ট released material ও সময় আছে? Close-এর সময় broken empty jar, ফেরত packaging ও recorded 3.4862 unit cost ব্যাখ্যা করা যায়। Supplier concern এলে verified lot ও shipment chain পাওয়া যায়।

উন্নতি হলো dependable recording habit এবং gap খুঁজে ঠিক করার পথ। Screen একাই সব জানে—এ দাবি নয়।

পর্যালোচনা: 5 নভেম্বর 2026 । Anichur Rahaman StoreConsole-এর নির্মাতা। Workshop, formulation ratio ও cost শিক্ষামূলক; validated manufacturing specification নয়।