छोटे निर्माता का Manufacturing ERP: Batch Plan और असली काम का Record

Workshop की sheet में shea butter 14 kg है, मालिक को 10 मिला। पिछले batch में 4 kg लगा था, issue दर्ज नहीं हुआ। शुक्रवार के लिए 100 jars का वादा है और supplier पूछ रहा है कि एक खास lot किन products में गया। कहानी काल्पनिक है, लेकिन सवाल वास्तविक: क्या बना सकते हैं, क्या इस्तेमाल हुआ, कहाँ गया?

छोटे निर्माता को सिर्फ recipe file नहीं चाहिए। Plan, physical movements, quality decisions और cost में मेल होना चाहिए। Software records जोड़ सकता है; सही capture और differences की जाँच लोगों को करनी होगी। Work order होने से missing movement अपने आप सही नहीं हो जाता।

अगला batch planning/accounting का उदाहरण है, prices बनाए गए हैं। यह validated cosmetic formulation या safety specification नहीं। Approved material से released finished goods तक evidence chain स्पष्ट करना उद्देश्य है।

BOM का Version और Basis तय करें

BOM तय output के components, quantities और units बताता है। Balm base को jars, labels और cartons से अलग रखें। Base का अपना BOM हो सकता है, उसे stock या अलग production में बना सकते हैं। पहले से बना base consume करें तो उसके raw ingredients दोबारा consume न करें।

Approved version, effective date, output basis, conversions और loss convention दर्ज करें। Released work order में वही version या immutable snapshot हो। बाद के edits controlled change हों, history न लिखें। Substitutions और rework की approval/record अलग चाहिए।

BOM version control का एक implementation example Microsoft BOM documentation में है। अपने system का actual approval और consumption व्यवहार जाँचें।

Good Output से उल्टा हिसाब करें

मानें target 100 good jars, हर jar 190 g: net base 19 kg। Normal yield 95% का मतलब input का 5% loss। Required input 19/0.95 = 20 kg , loss 1 kg। 19 में 5% जोड़कर 19.95 मिलेगा, जो 95% yield में 18.9525 kg देता है। Denominator साफ़ रखें, दोनों conventions को समान न कहें।

केवल हिसाब के लिए 20 kg को 55%/35%/10% में बाँटें: shea 11 kg at 8/kg, oil 7 kg at 5/kg, wax 2 kg at 14/kg। Base material cost 88+35+28 = 151 । Packaging plan 103 jars/lids, 106 labels और 9 cartons है, हर carton में अधिकतम 12 jars। Extra packaging allowance है, पूरा इस्तेमाल होने का प्रमाण नहीं।

Component	Planned Quantity	Actual Net Consumption	Actual Cost
Shea Butter	11 kg	11 kg	88.00
Coconut Oil	7 kg	7 kg	35.00
Beeswax	2 kg	2 kg	28.00
Jar और Lid	103 units	102 units	61.20
Label	106 units	104 units	8.32
Carton	9 units	9 units	8.10

Planned material cost 229.38, recorded net consumption 228.62 । Base subtotal 151 को उसके तीन raw-material costs में फिर न जोड़ें। Multi-level BOM में सही stocked/produced stage और actual movements मिलाएँ।

Issue और Final Consumption अलग हैं

Work order वास्तविक घटना दर्ज करे: 103 empty jars/lids issue, 100 good filled, filling से पहले 2 damaged empty jar/lid kits scrap (इस उदाहरण में दोनों हिस्से write off) और 1 unused वापस। 106 labels में 100 applied, 4 खराब और 2 वापस। सभी 9 cartons इस्तेमाल हुए। 19 kg good output के ऊपर extra rejected filled jars चुपचाप न मानें।

Packaging table issued quantity का हिसाब मिलाती है। Unused stock store में लौटने पर net consumption घटता है। Production location transfer और consumption posting में एक material दो बार deduct न हो। Backflush estimates हों तो actual deviations जल्दी record और reconcile करें।

Packaging	Issued	Good Output में	Scrap	Unused Returned
Jar/Lid Units	103	100	2	1
Labels	106	100	4	2

Plan 103 jars बनाम net 102 से 0.60 और plan 106 labels बनाम 104 से 0.16 कम लागत। कुल favourable material difference 0.76 । Scrap allowance के भीतर होने से हर variance zero नहीं; quantity, price, output, time और valuation policy भी देखें।

Recorded Outcome से Cost निकालें

समान material prices, recorded labour 6 hours at 14 और eligible production overhead 6 प्रति hour मानें। Rate teaching assumption है: eligible monthly fixed production cost 1,200 ÷ normal-capacity 200 hours। Six labour hours हमेशा six calendar hours नहीं; cooling, setup, queues और quality release समय बढ़ा सकते हैं।

Element	Planned Batch	Recorded Batch
Material	229.38	228.62
Direct Labour	84.00	84.00
Production Overhead	36.00	36.00
Total Batch Cost	349.38	348.62
100 Good Units: प्रति Unit Cost	3.4938	3.4862

Recorded 348.62 ÷100 good units = 3.4862 प्रति jar । Two-decimal display 3.49 है, मगर 3.49×100 = 349,348.62 नहीं। Precision रखें और batch totals मिलाएँ,0.38 rounding difference चुपचाप न डालें। Selling price और gross margin अलग decisions हैं।

हर workshop expense inventory में नहीं जाता। IAS 2 लागू हो तो fixed production overhead normal capacity पर है; abnormal waste और unrelated administration बाहर हैं। देखें adopted IAS 2, paragraphs 12–16। Finance owner से classification और variance treatment तय करें।

यह simple actual-cost example है। Standard-cost या weighted-average system की posting/reconciliation अलग हो सकती है। WIP, material returns, labour और overhead एक बार दर्ज करें; बची quantity/value समझाने पर ही order बंद करें।

Material और Capacity तैयार हों तब Release

Approved free shea 10 kg हो तो 11 kg requirement में 1 kg shortage। Physical on-hand हमेशा released/unreserved नहीं। Incoming lot को receipt और quality release चाहिए हो सकती है। Shortage suggestion approved purchase नहीं; supplier pack shortage से बड़ा हो सकता है।

Friday promise से पहले required dates, supplier lead time, equipment, operators और capacity देखें। Make-to-stock stock plan से, make-to-order customer commitment से trigger है। दोनों साथ चल सकते हैं, मगर material/capacity/quality checks नहीं हटते।

Work order/input lot के अनुसार issue, फिर actual output, loss reasons और unused returns लिखें। Finished lot सही quality status में बने। Completion button unapproved goods को saleable न करे। Recipe approval, substitution, stock adjustment और release role से सीमित हों; reversals का evidence रखें।

दोनों दिशाओं में Lot Trace करें

Backward: finished lot में कौन input lots, versions और operations? Forward: supplier lot से कौन finished lots, locations और shipments? Splits, merges, rework, outsourcing और returns के links भी रखें। वास्तव में shipped lot के बिना order reference अधूरा है।

Supplier lot flag करे तो affected stock पहचानें और जहाँ उचित हो release रोकें; authorised people के साथ quality/recall procedure करें। Search result पूरा recall नहीं; quantities, missing links, shipments और communication verify करें। Sample drill में speed और completeness मापें, दो queries या instant compliance का वादा न करें।

Product और market के नियम अलग हैं। जैसे FDA food-traceability page में defined foods, entities, exemptions और बदलती dates हैं। Fictional cosmetic batch पर food rule अपने आप लागू नहीं; ERP record अकेला compliance नहीं।

एक Product Family में Gaps देखें

एक product family चुनें, opening stock lot/status से count और conversions validate करें। Real consumption नापकर justified yield/loss basis तय करें। हर process में पुराने batches की तय संख्या पर्याप्त नहीं। BOM owner और change control रखें।

Shortage, unused return, rejected packaging, quality hold और permitted correction वाला पूरा work order चलाएँ। Quantity/cost मिलाकर shipment backward और supplier lot forward trace करें। StoreConsole Manufacturing का enabled workflow verify करें; demo हर integration/quality rule configured होने का प्रमाण नहीं।

• Process Yield: 19 kg good base/20 kg input = 95%, mass basis स्पष्ट। 100 good jars/100 planned = 100% plan attainment, अलग metric।
• Scrap और Usage: cause और denominator दें। Broken empty packaging, process loss और rejected filled goods अलग हों; BOM allowance से actual न मानें।
• Cost Variance: material quantity/price, labour/time और overhead differences समझाएँ। 0.76 saving overall efficiency का प्रमाण नहीं।
• Timing/Traceability: open overdue orders, quality delays और drill completeness शामिल हों। अच्छा average untraceable lot छिपा सकता है।

Workshop में वापस

मालिक शुरू करने से पहले पूछ सकते हैं कि इस version/output के लिए released material और समय है या नहीं। Close पर broken empty jars, unused return और recorded 3.4862 unit cost समझा सकते हैं। Supplier concern जाँची lot/shipment chain तक पहुँचाता है।

सुधार सही recording habit और gaps ढूँढ़कर ठीक करने के रास्ते में है, screen के सब जानने में नहीं।

समीक्षा: 5 नवंबर 2026 । Anichur Rahaman StoreConsole के निर्माता हैं। Workshop, formulation ratios और costs teaching examples हैं, validated specification नहीं।